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      人力资源与行政部

        行政部岗位职责
        行政部作为所内的后勤管理部门,是联结当事人和所里律师的桥梁和纽带,工作具有较强的协作性,为了更好地发挥行政部的重要核心作用,行政部设置行政主管岗位一人、行政助理岗位两人。
        一、行政部基本工作
       ?。ㄒ唬┬姓粘J挛裥怨ぷ?br />   1、接待来访
       ?。?)接待登记来所咨询,安排相应律师及助理。律师接待完毕后的回访工作
       ?。?)接待与主任约好的客人并做相应的登记。
       ?。?)接待与律师约好的来访并做相应的登记。律师接待完毕后的回访工作。
        2、收案登记
       ?。?)按照收案审批的内容做利益冲突审查。
       ?。?)电话请示主任是否收案。
       ?。?)详细登记案件的基本情况并给案号。
       ?。?)给合同及所函盖章并进行收案登记,复印收案审批表至聘请律师登记表背面并连同合同留档。
        3、周五例会的准备及主持。
        4、安排周末值班人员,发放钥匙、收据、值班登记表。
        5、核对财务当天帐目。
        6、接待投诉当事人,通过了解情况及与律师沟通意见形成初步情况反映。
        7、人事档案建立与日常管理。
        8、来信咨询的登记及回复工作。
        9、处理日常办公电话、传真及电子邮件,记录相关内容并回复。
        10、处理所有与主任有关的电话接听、信件传真收发,总结相关内容汇报并答复。
        11、与物业部门的工作协调沟通。
        12、定期回访与所里有委托关系的客户。
        13、定期打电话核实名单中的人员信息。
        14、退回刊物的信息核查工作。
        15、有关所里重要文件的留档存放及钥匙的保管。
        16、所及主任的相关报道的存档。
        17、每天登陆本所网站,查看各个专业部门在网站上回答问题情况,及时督促未完成当日工作的部门完成工作任务。
       ?。ǘ┬姓锥涡怨ぷ?br />   1、每月底加班及晋级表格审批。
        2、工资表的审核。
        3、保险月报及保险银行单据明细制作。
        4、每年一次的律师年检工作。
        5、一年两期的所刊的发放(包括排版、打印、剪裁、装袋、粘贴、邮寄等工作)。
        6、顾问单位专刊、征求意见函的发放。
        7、一年一次的贺卡的发放。
        8、贺年及搬家及相关短信息的发送。
        9、统计工作量、案件来源等相关信息。
        10、月结费用的核实审查。(快递费、办公用品费用等)
       ?。ㄈ┧痉ň止ぷ?br />   1、日常北京市司法行政网、北京市司法局网站、首都律师网站的日常登陆,查询通知。
        2、本所实习律师、执业律师申请(包括书面材料准备及网络材料报送)。
        3、律师培训卡的申请及领取、发放。
        4、学习资料的定期领取。
        5、购买格式文书。
        6、调律师资格档案及执业档案。
        7、律师调动手续办理。
        8、注册期外注册费的缴纳。
       ?。ㄋ模┍本┦腥瞬殴ぷ?br />   1、开具人事档案调函。
        2、办理集体存档事宜。
        3、办理人员增加与减少业务。(包括书面表格填写与报盘)
        4、招聘所里工作人员。
       ?。ㄎ澹┝偈毙怨ぷ?br />   1、前台接待工作。
        2、财务开具发票、收取费用。
        3、在平面媒体上刊登广告。
        4、联系小简介的定稿、排版、印刷。
       ?。┕鹿芾?br />   1、按照收案程序进行的合同及所函盖章。
        2、律师函及法律意见书的盖章。
        3、一般法律文书,如情况汇报、项目计划书等。
        4、对外发放的通知,如培训通知等。
        5、其他文书,如实习生鉴定意见等。
       ?。ㄆ撸┍ㄏ芾?br />   1、行政日常报销的审核、签字。
        2、顾问事务部的定期顾问单位交通费核实签字。
        3、律师及相关人员交通费报销签字。
        二、行政部工作分工
       ?。ㄒ唬┬姓鞴芄ぷ?br />   1、统筹安排所内的一切工作,做好所有所内及所外的沟通信息,协调工作。
        2、统筹前台工作、监督财务工作
        3、公章管理
        4、报销管理
        5、收案登记
        6、核对财务当天帐目。
        7、保险月报及保险银行单据明细制作,工资表的审核。
        8、每月抽卷及客户回访工作。
        9、接待投诉退案的当事人,并及时把意见做回馈。
        10、每年一次的律师年检工作。
       ?。ǘ┬姓砉ぷ鳎ㄖ髂冢?br />   1、日常名片的录入与管理
        2、处理日常办公电话、传真及电子邮件,记录相关内容并回复。
        3、人事档案建立与日常管理。
        4、来信咨询的登记及回复工作。
        5、定期打电话核实名单中的人员信息。
        6、退回刊物的信息核查工作。
        7、有关所里重要文件的留档存放及钥匙的保管。
       ?。ㄈ┬姓砉ぷ鳎ㄖ魍猓?br />   1、司法局工作
        2、北京市人才存档及保险事宜
        3、组织所内所有刊物及信件的制作、邮寄工作
        4、每日登陆司法局及律协会网站及本所网站,相关信息做每日记录。
        由于行政部的工作相对比较繁多复杂,因此要求每一名行政部的成员有要掌握相关工作程序,有独立完成工作能力,采取定期互换岗位工作的形式进行实际训练。
        岗位相对稳定后,采取岗位负责制度,日常工作都要均衡处理,在有侧重的基础上全面完成。
        此岗位职责并非一成不变的,要根据每个岗位工作人员的实际特点,适当做调整,发挥每个人的特长,把工作做到更好。
        每个岗位人员建立工作日志及工作备忘录,以便遇有工作临时调整,能尽快适应新的岗位的要求和进度。

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